Kulturrådet gir tilskudd til kunst og kultur over hele landet, og er en pådriver for nye kunst- og kulturprosjekter og driver utviklingsarbeid samt er rådgiver for staten i kulturspørsmål.

Utfordring

Kulturrådet hadde som mål å digitalisere alle sine søknads- og saksbehandlingsprosesser, og ønsket seg økt datakvalitet, helautomatisk arkivfunksjonalitet og økt sporbarhet. I tillegg ønsket de å bruke mer tid til fagarbeid, og mindre ressurser på administrasjon. Det nye elektroniske søknads- og saksbehandlingssystemet ville ha stor nytteverdi for brukerne og komme kunst- og kulturlivet til gode gjennom en enklere og raskere søknadsprosess, økt innsyn i søknadsprosessen, bedre rapporteringsrutiner og bedre støttefunksjoner for råd og utvalg. Systemet ville også legge til rette for bedre kulturstatistikk samt oppfølging og kontroll av tilskudd.
 

Løsning

Netcompany har vært totalleverandør i Kulturrådets løsning for digitalisering av søknads- og saksbehandlingen. I tråd med et stadig sterkere ønske om å tenke gjenbruk i offentlig forvaltning, valgte Kulturrådet å ta utgangspunkt i Norges forskningsråds elektroniske søknads- og saksbehandlingssystem, som Kulturrådet fikk kildekoden til, for å tilpasse for bruk hos Kulturrådet. Netcompany har hatt totalansvar for gjennomføringen av tilpasning og videre utviklingsprosjekter for å heldigitalisere Kulturrådets søknadsprosess. Gjennom denne prosessen får Kulturrådet et søknads- og saksbehandlingssystem bygget på en moderne, modulbasert arkitektur, som dekker alle deler av en tildelingsprosess – fra søknad og tildeling til utbetaling, oppfølging og avslutning. Løsningen har allerede gitt effektiviseringsgevinster både for Kulturrådet og for søkerne, og legger, gjennom en hensiktsmessig arkitektur og teknologianvendelse, grunnen for hurtige leveranser med økt gevinstrealisering i fremtiden.

Videre har Netcompany utviklet en ny og fleksibel skjemaløsning for Kulturrådet med bruk av statlige felleskomponenter som Altinn og IDporten. Løsningen gjør Kulturrådet i stand til å utforme søknads- og rapporteringsskjemaer med en stor grad av fleksibilitet uavhengig av eksterne aktører.
  
I utviklingsprosessene setter Netcompany brukeren i sentrum, slik at videreutvikling av søknads- og saksbehandlingssystemet er basert på reelle behov fra brukerne. Et designteam kjører innsiktsprosesser og workshops, og resultatet av dette konkretiseres til forbedrede løsninger. Siste nyvinningen har vært en ny saksbehandlingsmodul som tilbyr brukerne en brukervennlig, effektiv og smidig løsning som underbygger det faglige arbeidet som nedlegges i saksbehandlingen. 
 
 
 

Resultat

Kulturrådet har fått heldigitalisert alle sine søknads- og saksbehandlingsprosesser, og har opplevd effektiviseringsgevinster både for Kulturrådet selv, men også for søkerne.

Magnus Alu Andersen

Business Development Manager