Validering af arbejdsgangsbeskrivelser

Mange kommuner kan være usikre på deres registreringspraksis i DUBU, herunder om de får dokumenteret lovpligtige hændelser, som tiltænkt i systemet. Vi kan være behjælpelige med at validere kommunens arbejdsgangsbeskrivelser, herunder kommunens beskrivelse af anvendelsen af DUBU.

Alt efter jeres behov og ønsker kan vi sammensætte aktiviteter, der kan inkludere:

• Validering
• Feedback

Vores validering fokuserer først og fremmest på, at der anvendes de korrekte aktivitetstyper og -undertyper til journalisering af lovpligtige hændelser, og dermed også at centrale aktivitetsplaner udløses, når det er relevant. De fleste kommuner har derudover arbejdsgangsbeskrivelser, som er tilpasset kommunens lokale organisatoriske forhold. Når vi validerer en kommunes arbejdsgangsbeskrivelser, kan vi også komme med input til, hvordan kommunen bedst registrerer deres lokale forhold og feedback på, om DUBU kan effektivisere den beskrevne arbejdsgang. Bemærk i den forbindelse at vi også tilbyder individuel støtte til opsætning af aktivitetsplaner.

Vi kan også tilbyde feedback i forhold til hvordan arbejdsgangsbeskrivelsen, kan understøtte udtræk af ledelsesinformation, som efterspørges i kommunen af enten ledelse eller politikere. Det vil kræve en indledende dialog om behovet for ledelsesinformation forud for validering af arbejdsgangsbeskrivelsen, men kan ofte give mening, hvis en kommune ønsker en mere generel opkvalificering af registreringspraksis.

Opsætning af ydelseskatalog

Vores erfaring er at flere kommuner ønsker og føler sig klar at udnytte de potentialer der ligger i korrekt anvendelse af ydelseskatalog i DUBU, når det kommer til at sikre understøttelse af kommunens budgetlægning, proces for bevilling samt indberetning til Anbringelsesstatistikken og Statistik for forebyggende foranstaltninger.

Den enkelte kommune skal ved opsætning af deres ydelseskatalog træffe en række beslutninger, fx hvor struktureret oplysninger om leverandører skal være, benyttelse af lokale kontonumre, registrering af interne tilbud, lokale prisreguleringer mv. Vi kan understøtte denne proces med til- og fravalg ved at kortlægge fordele og ulemper set i forhold til kommunens behov for økonomioplysninger, effektiviseret bevillingsgang og det efterfølgende behov for vedligehold af ydelseskatalog.

Alt efter jeres behov og ønsker kan vi sammensætte aktiviteter, der kan inkludere:

• Behovsafklaring med faglige koordinatorer, økonomimedarbejdere og ledelse, hvor det afdækkes hvilke økonomioplysninger der skal fremgå og hvordan ydelseskatalogets opbygning kan understøtte bevillingsganen for de enkelte rådgivere
• Analyse af eventuel eksisterende ydelseskatalog
• Tilbagemelding og anbefalinger til ydelseskatalog
• Workshop med uddannelse i og hjælp til konkret opsætning af ydelseskatalog

En del kommune har tidligere haft anvendt ydelseskatalog i begrænset omfang, fx i forhold til anbringelser for at kunne foretage indberetning igennem DUBU. Vi kan i forbindelse med støtte til opsætning af ydelseskatalog tilbyde en analyse af et eksisterende ydelseskatalog. Hvis ydelseskataloget har været konverteret fra DUBU 2.0, kan der være særlige hensyn til, hvordan der foretages ændringer til ydelseskataloget og hvordan ændringer kan påvirke allerede oprettede ydelser på sagerne. Igennem adgang til kommunens eget ydelseskatalog og ved analyse af igangværende ydelser på sagerne, kan vi komme med tilbagemelding og anbefaling til, hvordan ydelseskataloget bedst tilpasses kommunes nuværende behov. Hvis kommunen ikke har nogle igangværende ydelser på sagerne, eller allerede oprettet ydelseskatalog, kan vi komme med tilbagemelding på, hvilken strategi for opbygning af ydelseskatalog, der passer bedst til kommunens behov.

Den enkelte kommune kan vælge selv at opsætte ydelseskataloget ud fra tilbagemeldingen, vejledning og undervisning i DUBU, eller vi kan tilbyde konkret sidemandsoplæring i form af en workshop, hvor de ansvarlige for vedligehold af ydelseskataloget bliver oplært i hvordan de opsætter og vedligeholder ydelseskataloget.

Opsætning af avanceret søgninger, visninger, søgeagenter og forside

DUBU giver mulighed for at opsætte en række lokale søgninger, søgeagenter, visninger og forsider, med henblik på at give sagsbehandlerne, ledelse og andre medarbejdere et bedre overblik over sagsbehandlingen og oplysninger i DUBU, Dette overblik er med til at skabe en effektiv indgang til deres daglige arbejdsopgaver, og kan med fordel benyttes i kommunens arbejdsgange. Lokalt tilpassede forsider, visninger og søgninger benyttes særligt til at sikre kommunens medarbejdergrupper en enkel og direkte adgang til specifikke oplysninger og opgaver, for at sikre rettidig og hurtig håndtering af eksempelvis planlagte opgaver, økonomibehandling mv.

Netcompany tilbyder hjælp til at skræddersy lokale søgninger, visninger og forsider, så de understøtter kommunens behov for effektive arbejdsgange og processer for håndtering af opgaver i systemet. Med udgangspunkt i en stor viden om muligheder i opsætningen, og erfaringer fra øvrige kommuner, så kommunen opnår gevinsterne ved enkel adgang til data, tilpasset kommunens medarbejdergrupper.

Alt efter jeres behov og ønsker kan Netcompany støtte jer i gode opsætninger i DUBU, hvilket kan inkludere:

• Forslag til opsætninger på baggrund af kommunens organisation i teams/grupper
• Sidemandsoplæring af nøglepersoner, hvor der foretages konkret opsætning af 10-12 lokale forsider
• Opfølgningsmøde på om forsider mv. dækker kommunens behov
• Oplæg for sagsbehandlere om anvendelse af forsider som indgang til daglige opgaver

Opsætning af aktivitetsplaner og tjeklister

DUBU giver mulighed for at lave lokale aktivitetsplaner og tjeklister, som er tilpasset kommunes lokale arbejdsgange. Gennem opsætningen af de lokale aktivitetsplaner, kan DUBU automatisk oprette aktiviteter, som fungerer som påmindelser til sagsbehandleren og information til ledelsen, om overholdelse af kommunens særlige retningslinjer om fx hyppigere opfølgning på indsats, hjemmebesøg mv.

Vi har erfaring med at bistå kommuner i opsættelse af aktivitetsplaner og tjeklister med henblik på at effektivere sagsbehandlingen og sikre en ensartet registreringspraksis. Det kan fx være relevant indenfor det handicapkompenserende område og anbringelsesområdet.

Alt efter jeres behov og ønsker kan vi sammensætte aktiviteter, der kan inkludere:

• Behovsafklaring, herunder forslag til opsætninger
• Sidemandsoplæring med konkret opsætning
• Opfølgningsmøde

Støtte til øvrig teknisk opsætning til DUBU

Formålet med dette individuelle tilkøb, er at bistå kommunen fx med klargøring af STS Organisation, eller øvrig teknisk opsætning til DUBU.

Forløbet vil blive timeafregnet.