Energinet.dk - Projektportal

Baggrund

Energinet.dk udbyder hvert år - efter godkendelse hos transport- og energiministeren - PSO-midler til F&U i miljøvenlige elproduktionsteknologier. Udbuddet kaldes ForskEL-programmet, og i perioden 2005-2008 er den årlige ramme på 130 mio. kr.

Antallet af ansøgninger om PSO-midler til nye projekter er vokset støt over de seneste år, og omfanget af administrationen af ansøgningerne og projekterne er vokset tilsvarende. Ansøgningsprocessen har hidtil foregået primært ved skriftlig udveksling af de fleste dokumenter, og efterfølgende manuel opdatering af de forskellige bagvedliggende systemer af sagsbehandleren.

Det øgede omfang i administrationen har øget behovet for en mere tidssvarende portal til håndtering af ansøgningsprocessen og administrationen af de godkendte ForskEL-projekter.

Udfordring

Energinet.dk ønskede en ny portal, som kunne understøtte hele livscyklen for en ansøgning - fra registrering og godkendelse til projektets modne liv og slutteligt til formidlingen af forskningsresultaterne.

Portalen skulle være samlingspunktet for ansøgerne, sagsbehandlerne, reviewerne, og projektdeltagerne. Portalen skulle tilbyde en elektronisk ansøgning for ansøgerne, som erstattede den hidtidige praksis med skriftlig indsendelse af ansøgninger til minimering af sagsbehandlernes tid anvendt til dette formål.

Sagsbehandlerne ønskede en ny central portal, hvor de kunne skabe sig et overblik over alle ansøgninger, tildelingen af reviewere, og status for ansøgningerne under deres behandling. Reviewerne skulle kunne diskutere en ansøgning med den tilknyttede sagsbehandler og al kommunikationen om en ansøgning skulle gemmes elektronisk i portalen. Den hidtidige kommunikation via emails og almindelig post problematiserede kravene til versionsstyring og revisionen af ansøgningsforløbet.

Den første release af ForskEL-portalen gik i produktion 1. august 2007, og indeholder håndteringen af den elektroniske ansøgning, og sagsbehandler modulet, hvor ansøgningerne kan behandles sammen med de ansvarlige reviewere.

Løsning

Portalen er baseret på Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007), som er valgt på baggrund af produktets stærke funktionalitet til samarbejde omkring projekter. Den elektroniske ansøgning er etableret som en avanceret InfoPath 2007 webformular integreret i MOSS 2007.

I forbindelse med leverancen har vi anvendt InfoPath ud i kanterne til håndteringen af kravene til den elektroniske ansøgning. Eksempelvis genereres budget tabeller til indtastning dynamisk i InfoPath webformularen på baggrund af den angivne tidsplan og de angivne projektdeltagere.

InfoPath 2007 har en begrænsning i sin håndtering af vedhæftede dokumenter på maksimalt 5 MB. Dette er ikke tilfredsstillende i en ansøgning, hvor bilag nemt kan overstige denne begrænsning. Vi har i den forbindelse etableret integration mellem InfoPath formularen og et standard MOSS 2007 dokumentbibliotek, som sikrer en skalerbar løsning i forhold til håndteringen af mange og store dokumenter.

Leverancen til 1. release indeholdt endvidere projekt- og samarbejdsrum, som frit bliver stillet til rådighed for de godkendte projekter. Projekt- og samarbejdsrummene er baseret på standard Windows SharePoint Services 3.0, og tilbyder projektdeltagerne funktionalitet til blandt andet styring af dokumenter, statusrapporter, udeståender, diskussionsfora, opgaver, tidsplaner som et moderne projektstyringsværktøj kræver.