I/S Vestforbrænding – Kundeservicesystem

Baggrund

I/S Vestforbrænding har til formål at sikre ejerne (ca. 30 kommuner i Storkøbenhavn og Nordsjælland) og andre virksomhedskunder en effektiv affaldsbehandling.

Igennem fusioner over en årrække er de affaldsordninger, som Vestforbrænding håndterer, vokset til at omfatte bortskaffelse af affald fra dagrenovation, haveaffald, storskrald, indsamlingskuber, miljøbil, farligt affald og genbrugsstationer.

De mange forskellige affaldsordninger var understøttet af en blanding af egenudviklede-, standard- og skuffesystemer af ældre dato.

Netcompany blev valgt til at udvikle et nyt integreret kundeservicesystem, som skulle være med til at sikre, at Vestforbrænding fremover kunne administrere samtlige fællesordninger fra et brugervenligt system på en effektiv måde.

Udfordring

Udfordringen i det nye kundesystem bestod i at få designet et system, hvor det var muligt via opsætning at administrere meget forskelligartede ordninger, fra ordninger som kører i fast eller variabel interval i distrikter til akutte enkeltordrer fra en enkelt kunde.

En ordre afgivet fra en kunde skulle automatisk videresendes til et antal underleverandører, som på forhånd var sat op i systemet, f.eks. transporteres affaldet af en transportør og behandles af et modtageanlæg.

Systemet skulle stort set administrere alt andet end enkeltordrer fuldautomatisk, således at indkøbsordrer automatisk sendes til de transportører og modtageanlæg på de rigtige tidspunkter. Leverandørerne skulle kunne se dagens ordrer samt indberette dagens afhentninger via applikationen. Kunderne skulle ligeledes kunne følge deres ordrer.

Indberetninger fra modtageanlæg og transportører skulle kunne sammenlignes for at modvirke fejl og svind.

Systemet skulle være fleksibelt, således at der nemt kunne udvides med nye kommuner, produkter eller affaldsordninger med en minimal ressource-påvirkning i kundeafdelingen.

Løsning

Kundesystemet er bygget i Microsoft. NET med integration til Axapta via BizTalk. Systemet integrerer ligeledes til Outlook, MS Faxserver, Excel, Microsoft Reporting Services og Word.

Løsningen er bygget så den fremstår som et traditionelt administrativt Windows system med dropdown menuer, faneblade, lister og formularer.

Kernefunktionalitet:

• Administration af kunder, leverandører og aftaler med disse omkring tilknytning til forskellige ordninger.
• Overblik via opgaveliste over alle udeståender vedrørende administration af kundernes aftaler.
• Dynamisk opsætning af ordninger med affaldsfraktioner, varer, arbejdsgang, distriktstilknytning, leverandørtilknytning osv.
• Generering af salgsordrer på baggrund af faste aftaler
• Generering af indkøbsordrer på baggrund af afgivne salgsordrer. Salgsordrer fra forskellige kunder samles på indkøbsordrer, hvis de skal leveres af samme underleverandør
• Inddeling af kunder i distrikter med tilhørende afhentningsfrekvens
• Automatisk ordreflow, hvor systemet rykker ordren frem i arbejdsgangen på baggrund af aktiviteter i systemet og notificerer den næste part, som skal behandle ordren. Arbejdsgangen for forskellige ordninger er konfigurérbar. F.eks. er det ikke alle ordninger som kræver, at kunden notificeres om at ordren er i gang.
• Samarbejde med leverandører og kunder i form af automatisk udsendelse af ordrebekræftelser, indkøbsordrer og adgang til egne oplysninger, klager, opgaver, ordrer mm.
• Fleksibelt udtræksmodul som udtrækker ordreinformation på en nem måde til viderebearbejdning i Excel.
• Integration til Axapta med udveksling af oplysninger om kunder, leverandører, ordrer, varer og priser. Det er således Axapta som foretager den endelige fakturering til kunderne, og betaling til leverandørerne.