Cybercity – Elektronisk regningstjek

Baggrund

Cybercity A/S udvikler, driver og sælger bredbåndsløsninger til 40.000 erhvervskunder og 90.000 privatkunder.

TDC har ejerskab til selve telefonnettet (det rå kobber) og Cybercity modtager kvartalsvis regninger fra TDC på samtlige kunders kobberleje, samt regninger på kundeoprettelser, nedlæggelser, teknikerbesøg og lignende. Da der ofte modtages fejlbehæftede regninger, brugte Cybercity betydelige ressourcer på kontrol af disse regninger op mod egne kundedata i det interne kundesystem, OPUS.

Cybercity ønskede at få udvidet OPUS med en applikation til at indlæse TDCs regninger elektronisk fra EDI filer og herefter foretage automatisk regningstjek ud fra egne kundedata. Desuden skulle applikationen kunne bruges til efterfølgende manuel behandling af de regninger, der ikke automatisk kunne godkendes.

Udfordring

To ens ydelser kan være struktureret meget forskelligt i de elektroniske regninger der kommer fra TDC og en enkelt bestilling fra Cybercity resulterer ofte i en hel samling ydelser i den elektroniske regning. Et kritisk behov var derfor at få opbygget et fleksibelt ydelseskatalog, som Cybercity efterfølgende kan vedligeholde og udvide løbende.

Cybercity ønskede at så mange regninger som muligt kunne behandles automatisk. Et vigtigt mål var derfor at bygge en konfigurerbar model for, hvordan TDC ydelser kan bindes op mod bestillinger i OPUS og hvilke kriterier der afgør om en regning kan godkendes automatisk (korrekt pris, rigtig leveringsdato hos den rigtige kunde osv.).

Idet målet var at auto-godkende regninger for mange millioner kroner, var det ligeledes kritisk at systemet levede op til høje kvalitetskrav såvel som omhyggelig data-logning.

Endelig var der store krav til applikationens indlæsnings- og behandlingshastighed, idet der modtages adskillige hundrede tusinder regningslinier i dagene omkring et kvartalsskifte.

Løsning

Netcompany etablerede, i tæt samarbejde med Cybercity, en ny applikation som en integreret del af Cybercitys OPUS kundesystem.

Systemet kan indlæse op mod 100% af TDCs regninger elektronisk og auto-behandler godt 50%. Ydermere gør applikationen behandlingen af øvrige regninger hurtigere og lettere via brugervenlige oversigter, der viser, hvorfor en given regning ikke er korrekt.

Regningerne kan desuden eksporteres direkte til økonomisystemet, inklusive korrekt kontering, en opgave der før var 100% manuel.

Alt i alt giver løsningen en betydelig besparelse af ressourcer i Cybercity.

Løsningen er, ligesom kundesystemet OPUS, baseret på VB.Net og Oracle.