Forsikring & Pension - ESDH og Extranet

Baggrund

Forsikring og Pension er forsikringsselskabernes og de tværgående pensionskassers erhvervsorganisation. Forsikring og Pension arbejder på at styrke varetagelsen af det samlede forsikrings- og pensionserhvervs interesser. Ved udførelsen af dette arbejde foregår en stor del af kommunikationen med Forsikring og Pension's medlemskreds via extranettet som er et alt afgørende værktøj i den daglige tætte dialog. Extranettet er medlemmernes vindue til de interne sagsgange hos Forsikring og Pension og anvendes til orientering omkring cirkulærer, møder og udvalgsarbejde.

Udfordring

Forsikring og Pension havde et ESDH system af ældre dato, som ikke længere blev supporteret og var samtidig låst fast til et extranet, som var dyrt og vanskeligt at vedligeholde. Extranettet, som var tæt integreret med ESDH systemet, var udviklet over en årrække og opbygget med henblik på at tilvejebringe målrettet information til medlemskredsen med respekt for mange forskellige rettighedsniveauer. Staminformation om medlemmer, sikkerhed og e-mail distributionslister blev holdt ajour i 3 forskellige systemer (ESDH systemet, Extranet, AD/Exchange).
Udfordringen var at gennemføre en udskiftning af ESDH systemet, etablering af et nyt extranet og etablere en centralisering af staminformation i ét system og endelig gennemføre en opgradering til Office 2007 - samlet set en meget stor teknisk og ikke mindst organisatorisk opgave. Det nye "portal univers" skulle etableres på Microsoft Office SharePoint Server 2007, som var valgt som den strategiske platform til interne og eksterne webportaler.

Løsning

Forsikring og Pension og Netcompany har i tæt samarbejde etableret det nye sammenhængende system ved implementering af 4 overordnede komponenter:

• GetOrganized for SharePoint, Netcompany's ESDH udbygning til SharePoint, blev valgt og implementeret som det nye ESDH system. Samtidig tog Forsikring og Pension del i at præge fremtidig GetOrganized standard funktionalitet, som blev implementeret i parallel med løsningens øvrige komponenter. I portalen har hver medarbejder sin egen personlige side, hvor adgang til sager, seneste dokumenter og indbakken er placeret.
• Publiceringskomponent - en funktion som medarbejderne kan anvende til at vælge en sag, dokument eller udvalg til publicering på extranettet. Via denne funktion lægges det givne objekt på extranettet samtidig med at rettigheder sættes og adviseringer herom udsendes til de berørte interessenter.
• Extranettet - en specielt udviklet og adgangsbegrænset portal på MOSS2007, som kan fremvise de publicerede objekter afhængig af de privilegier som den påloggede bruger er underlagt.
• Navnebanken - en central database som varetager tre væsentlige opgaver: oplysninger om interessenterne i sagssystemet, sikkerhed og login for extranettet, samt oprettelse af distributionslister og kontakter i Outlook.