Per Aarsleff A/S anvender GetOrganized til SharePoint som projektportal

Per Aarsleff A/S udfører generelle infrastrukurprojekter i Danmark og udlandet og er specialister i fundering og renovering af kloakker, rør mv. Håndtering af dokumentation igennem projektforløbet lige fra tilbudsfasen, over udførelsen af projektet, til aflevering og til garantiperioden omfatter en del dokumentation og kommunikation, som udgør en vigtig del i forhold til en effektiv projektafvikling.

Per Aarsleff A/S ønskede at styrke det procesmæssige flow og håndtering af dokumentation igennem hele projektforløbet. Som et første trin ville man fokusere på overdragelse af viden fra tilbudsfasen inden projektet opstartes, så baggrund og tilbuddets forudsætninger medtages og er tilgængeligt igennem afviklingen af projektet. At gøre denne dokumentation tilgængelig for hele projektforløbet, var en afgørende succesparameter ift. den fremtidige optimering af virksomhedens processer. Viden eksisterede i forskellige systemer fordelt på flere Notes baserede databaser, Outlook indbakker og netværksdrev og var derfor spredt, utilgængeligt og stærkt personafhængigt ift. den videre vidensoverdragelse og genbrug.

Med GetOrganized for SharePoint har Per Aarsleff A/S etableret en projekt portal, som med otte sammenkædede "organiseringer" tilvejebringer et projekt, som er inddelt i sekventielle faser:

prækvalifikation > udbud > licitation og kontrakt > overdragelse > projekt start > udførelse > aflevering > garanti. Dokumentation som hidrører et projekt og en given fase placeres i det givne "fase-rum", samtidig med at brugerne har mulighed for at kigge på tværs over de 8 sammenkædede faser i projektet.

Per Aarsleff A/S holder styr på dokumenter, emails, tekniske tegninger og opgaver på tværs af hele projektet og kan adgangsstyre de enkelte faser så medarbejderne kun kan bidrage til de faser, hvor de er involveret. Løsningen er bygget på standard GetOrganized funktionalitet suppleret med nogle specielt tilpassede funktioner, som hjælper med (teknisk) administration af projekterne samt specielle projekt oversigter.

Per Aarsleff A/S har været en væsentlig bidragsyder til at præge fremtidig GetOrganized standard funktionalitet og kigger nu fremad mod en fase II, hvor yderligere funktionalitet skal hjælpe med rapportering og anvendelsen af information i de senere projekt faser.