Fredericia Kommune - projektrum

En arbejdsgruppe i Fredericia Kommune har udarbejdet en projektmodel, der skal sikre, at kommunens projekter i højere grad gennemføres indenfor de aftalte tidsmæssige og økonomiske rammer og i den aftalte kvalitet.

Formålet med projektmodellen er at sikre:

• etablering af modeller for – og værktøjer til bedre koordinering.
• fælles model for projektstyring.
• koordinering på tværs af projekterne.
• bedre overblik og prioritering mellem projekterne.
• at det enkelte projekt får værktøjer til i højere grad at kunne gennemføres indenfor de aftalte tidsmæssige og økonomiske rammer – kort sagt bedre styring.
• at projekterne leveres i den aftalte kvalitet.

Fredericia Kommunes projektmodel er efterfølgende, med stor succes, implementeret via Microsoft SharePoint Services produktet, udvidet med Netcompanys projektrumsfunktionaliteter.

Fredericia Kommune har netop nu 93 projekter kørende. Det tog i øvrigt kun 10 sek. at finde oversigten og se hvor mange projekter der er i gang, og hvilken status hvert enkelt projekt har.

En projektleder har 6 forskellige projektrum at vælge imellem, og til hver projekttype er der skabeloner, opgavelister, dagsordenmodul, dokumentrum og meget andet. Projektlederen har derfor sammen med projektdeltagerne styr på projektet fra dag 1.

De mange skabeloner er en stor lettelse i dagligdagen. Kommissorium, interessentanalyser og eksempelvis tids- og handleplaner har nu samme opbygning i de forskellige projekter og dokumenterne er lagret i en ensartet struktur. Det betyder, at alle lynhurtigt kan orientere sig om et projekt og let finde "det jeg har brug for". En sidegevinst har været, at den dokumentation der skal være i projekterne også altid er der. Mange små lettelser, der i dagligdagen giver en meget høj effektivitet i projektarbejdet.

Nytteværdierne har været store og der er hurtigt realiseret en lang række fordele:

• Ingen projekter lever længere sit eget liv, alle 1200 medarbejdere kan følge det enkelte projekt.
• Meddelelser og abonnementer, gør at projektdeltagerne ikke får mange mails, som skal arkiveres og behandles. Det sker ét sted, nemlig i projektrummet. Det sparer tid.
• Opgavelisterne giver projektdeltagerne klarhed over opgaver og deadlines.
• Der er styr på dokumenter og aktiviteter. Det sparer tid og giver kvalitet.
• Dynamisk samarbejde i og mellem møderne. Det udvikler og sparer tid.

Projektrummene understøtter Fredericia Kommunens projektmodel på en effektiv, god og hensigtsmæssig måde. Næste fase i udviklingen af projektrummet er påbegyndt med visning af projektets økonomi, tidsforbrug og et særligt overbliksværktøj. Denne fase forventes også bygget på Microsoft produkter.