Novozymes rydder op i rapporteringen med ny portal

Novozymes er verdens førende bioteknologiske virksomhed inden for enzymer og mikroorganismer. Novozymes' mere end 600 produkter spiller en væsentlig rolle i fremstillingen af tusindvis af produkter, du møder i din hverdag - fra det tøj, du har på, til den mad, du spiser.

Novozymes skriver og distribuerer hver måned en meget stor mængde rapporter, for at sikre videndeling i forretningen. Den eksisterende rapporteringsproces var både tidskrævende og til tider uigennemskuelig for modtagerne. Kommunikationen via rapportering skulle derfor effektiviseres grundigt for at spare tid og energi både i forhold til forfattere og modtagere.

I forbindelse med opstarten af projektet, var der identificeret følgende primære barrierer for en effektiv rapporteringsproces:

• Vedligeholdelsen af distributionslisterne var tung og listerne var sjældent fuldt opdaterede. Udover at give anledning til spildtid udgjorde   det også en sikkerheds problemstilling.
• Det var svært at få et samlet overblik over hvilke rapporter som var tilgængelige og relevante for den enkelte medarbejder
• Rapporterne var ofte lange og indeholdte meget copy/paste tekst
• Der var en opfattelse af de der blev skrevet for mange rapporter, men det var uvist præcist hvilke rapporter som blev læst og af hvem

Novozymes og Netcompany har i tæt samarbejde designet en ny rapporterings portal, som en sub-portal til det eksisterende intranet.

Rapporterings portalen centraliserer alle rapporter i ét samlet "lager" på MOSS 2007 platformen. Alle rapporter er fuldt søgbare og er beskyttet af sikkerhed koblet på organisationsstrukturen.

At skrive en ny rapport er blevet effektiviseret ved at der defineres en online skabelon per rapport type, som brugerne benytter sig af. Derved er struktur og udseende allerede på plads inden man går i gang.

Netop definitionen af strukturen er central i systemet. Løsningen anvender Microsoft Office 2007 OpenXML til at kunne levere præcist det indhold fra enhver rapport, som læseren ønsker. Dvs. som læser kan du eksempelvis abonnere på afsnit 1,3 og 4 og få disse leveret i et format som kan læses fra en mobil enhed, online eller via e-mail.

Alle rapporter overvåges med henblik på at se hvor mange læsere der er, hvordan de læses (online, download, e-mail etc.) og hvilke afsnit som er interessante. Dette er meget vigtigt for at holde strategien om at effektivisere kommunikation og videndeling.