Finansrådet - elektronisk samarbejdsrum

Finansrådet er en brancheforening i finanssektoren, og medlemslisten omfatter både banker, sparekasser, andelskasser og danske filialer af udenlandske banker.

En stor del at Finansrådets daglige arbejde foregår i arbejdsgrupper, udvalg, bestyrelser m.v., hvor der er mange interne og eksterne interessenter, der skal kunne dele viden og samarbejde effektivt. Med baggrund i dette, ønskede Finansrådet at etablere en række elektroniske samarbejdsrum, som på en brugervenlig, professionel og effektiv facon, gør det muligt at samarbejde om og dokumentere gruppernes arbejde.

Løsningen benyttes af en lang række eksterne interessenter, som skal benytte de elektroniske samarbejdsrum. Det var derfor helt centralt at der var stort fokus på brugervenlighed og enkle arbejdsgange i løsningen.

En væsentlig forudsætning for at samarbejdsrummene kunne blive en succes var, at det skulle være enkelt og hurtigt for Finansrådets medarbejdere at få dokumenter ud i samarbejdsrummene, så det ikke føles som en ny besværlig arbejdsgang at skulle dele og dokumentere viden. Det var derfor centralt at der var en tæt integration til Finansrådets eksisterende CRM, ESDH og CMS systemer.

Projektet havde stor berøringsflade både eksternt og internt i organisationen, hvilket har betydet inddragelse og koordinering med et stort antal medarbejdere for at sikre den nødvendige forankring og en løsning der understøtter de forskellige medarbejdergruppers behov.

Netcompany har i samarbejde med Finansrådet etableret en funktionel og brugervenlig platform for effektivt samarbejde og videndelig med medlemmerne. Alle dokumenter, e-mails, møder, opgaver m.v. kan nu samles i ét fælles elektronisk samarbejdsrum for de forskellige grupper.

Rent teknisk er løsningen baseret på Microsoft Windows SharePoint Services til styring og samarbejde omkring dokumenter. Microsoft SharePoint Portal Server benyttes som søgemaskine, så der kan søges effektivt og detaljeret på tværs af de forskellige arbejdsrums dokumenter.

En tæt integration til CRM systemet SuperOffice sikrer, at de arbejdsgrupper og medlemmer der registreres centralt, automatisk synkroniseres ud til samarbejdsrummene, så der ikke er behov for dobbeltvedligehold af brugere. Der er yderligere lavet en tæt integration til EDH systemet Hummingbird DM5, så Finansrådets medarbejdere kan publicere dokumenter direkte ud på det relevante sted i samarbejdsrummene i forbindelse med de arbejdsgange de alligevel skal gennemføre internt.

Endelig integreres der til Microsoft Exchange for at e-mails, der sendes til en given arbejdsgruppes e-mail adresse, automatisk journaliseres i et centralt e-mail arkiv i samarbejdsrummet. Dermed opnår Finansrådet at alt korrespondance og alle dokumenter er tilgængelige fra ét samlet sted – nemlig de elektroniske samarbejdsrum.