Herlev Kommune - Medarbejderportal

Baggrund

Herlev Kommune havde, som mange andre kommuner, et eksisterende intranet, som ikke i tilstrækkelig grad faciliterede videndeling og informationsformidling rettet mod gennemførsel af dagligdagsopgaver.

Derfor ønskede Herlev Kommune at etablere en ny medarbejderportal, der skulle fungere som den fælles indgang til informationer og værktøjer for alle kommunens medarbejdere, herunder også de forskellige institutioner.

Udfordring

Herlev Kommune ønskede, at den nye medarbejderportal skulle være bredt forankret i organisationen, hvorfor det var vigtigt, at portalen skulle være intuitiv og logisk opbygget. I den forbindelse var det en udfordring, at de store informationsmængder både skulle være tilgængelige for alle, men samtidigt være hurtigt tilgængelige og målrettet de brugere der havde brug for konkret information.

Kommunen havde på det eksisterende intranet en telefonbog, som blev manuelt opdateret, hvilket krævede mange ressourcer. Herlev Kommune ønskede derfor en helt ny telefonbog, som omfattede alle kommunens medarbejdere og som samtidigt blev automatisk opdateret med de seneste informationer.

Etableringen af medarbejderportalen involverede en stor brugergruppe for at sikre at løsningens informationsdesign og funktionalitet understøttede kommunens organisering i områder med forskelligartet informationsbehov, sikkerhedsopsætning og systemunderstøttelse.

Løsning

Netcompany har i tæt samarbejde med Herlev Kommune etableret en ny medarbejderportal, som i meget høj grad er rettet mod medarbejdernes behov i forbindelse med de daglige arbejdsopgaver.

For at sikre at medarbejderne hurtigt kan finde rundt i de mange informationer, arbejdes der intensivt med personalisering på forvaltnings- afdelings- og personligt niveau. På den måde sikres det, at informationer og nyheder er målrettet til den enkelte medarbejders behov.

Medarbejderportalen indeholder derudover funktionaliteter som abonnement, genveje til fagsystemer og værktøjer, abonnement på indhold, opslagstavle, debat, avanceret søgning, telefonbog og meget mere.

Løsningen er baseret på Microsoft SharePoint Portal Server og der integreres bl.a. til lønsystemet OPUS for at sikre automatisk opdaterede medarbejderinformationer i medarbejderportalens telefonbog.