A/S Storebælt – Sags- og dokumentstyring

Baggrund

Som mange andre virksomheder journaliserede og arkiverede A/S Storebælt dokumenter elektronisk via centrale journalfunktioner. Mængden af dokumenter i journaliseringssystemet voksede dog ikke nær så stærkt som behovet for diskplads på mail-serverne. Det tydede på, at en væsentlig del af korrespondancen til og fra A/S Storebælt lå i medarbejdernes private mail-bakker i form af e-mails, ofte med vedhæftede dokumenter, som ikke blev journaliseret.

Netcompany blev derfor valgt til at udvikle SB-Sag, som afløseren til det gamle journalsystem. Formålet med SB-Sag var, at det kunne bistå A/S Storebælt med at strukturere og lagre relevant information på en sådan måde, at informationen kunne anvendes i det daglige arbejde.

Udfordring

Kravet til SB-Sag var overordnet, at det skulle være let at anvende for alle medarbejderkategorier og samtidig kunne understøtte behovet for at håndtere og gruppere den information, som flyder ind og ud af organisationen og internt i organisationen.

Journaliseringen af dokumenter skulle decentraliseres, således at dokumenter journaliseres, der hvor de opstår, og af den medarbejder som kender indholdet af et dokument tilstrækkeligt til at kunne kategorisere det. Altså en integreret del af det daglige arbejde i virksomheden og ikke en selvstændig funktion.

Et væsentligt krav var at få e-mails med tilhørende vedhæftede dokumenter journaliseret på lige fod med andre dokumenter.

For ikke at bebyrde samtlige medarbejdere med en tung arbejdsproces i forbindelse med journaliseringen af deres e-mails og dokumenter skulle systemet integreres tæt med de værktøjer, som medarbejderne anvender oftest – nemlig Office produkterne.

Løsning

På Microsoft Sharepoint platformen har Netcompany udviklet et sags- og dokumentstyringssystem, hvor de enkelte medarbejdere i A/S Storebælt kan samarbejde omkring sager bestående af emails og dokumenter. Netcompany har stået for alle elementer i analyse, design og udvikling af systemet.

Eftersom dokumenter og emails bliver gjort tilgængelige for alle sagsdeltagere via sagerne, er incitamentet til at journalisere større. Det er ikke blot et overhead til det daglige arbejde.

For at alle medarbejdere med minimal uddannelse skal kunne anvende systemet, er sagsbehandlingen og journaliseringen yderst intuitiv og smelter sammen med Microsoft Office. F.eks. journaliseres e-mails via drag-and-drop fra brugerens indbakke til sagen.

Systemet består i store træk af en sagsliste, som giver adgang til samtlige aktive sager i A/S Storebælt og sagssider, som viser dokumenter, emails og deltagere tilknyttet en sag. Der kan søges på tværs af sager, men også begrænset indenfor en enkelt sag. Et journaliseret dokument eller e-mail kan på denne måde nemt fremfindes udfra fritekstsøgning.

På blot 3 måneder kunne A/S Storebælt således introducere en effektiv- sags- og EDH-løsning, som medarbejderne forstår at bruge, og faktisk bruger.

Læs artiklen om A/S Storebælt i Microsofts kundemagasin "Momentum"