Nordjyllands Amt - Sagsstyring

Baggrund

Nordjyllands Amt vil med afsæt i ny teknologi skabe en åben og digital forvaltning, der sætter borgere og erhvervsliv i centrum med selvbetjenings-services samt effektiv og hurtig sagsbehandling.

For at efterleve visionen, blev der på Netcompanys anbefaling bl.a. iværksat et initiativ til etablering af et sagsstyringssystem, som muliggør decentralisering af sagsfordeling, giver de enkelte medarbejdere og afdelinger fuldt overblik over igangværende sager, samt synliggør fremdrift, flaskehalse og liggetider for sager.

Udfordring

Implementeringen af sagsstyringssystemet inkluderede design af en generisk løsning, som kan anvendes på tværs af sagstyper og forvaltninger, samt informationsmæssigt understøtter en effektiv styring af sagsflowet uden at påvirke og vanskeliggøre den faglige sagsbehandling. Opgaverne blev løftet ved løbende og intensiv sparring, evaluering og forankring af designoplæg udarbejdet af Netcompany. Inddragelsen af mange erfarne sagsbehandlere var nøglen til en succesfuld implementering og forankring.

Teknisk var det en udfordring, at lave et sagsstyringssystem med integration via web-services mellem et eksisterende ESDH system og Exchange 2000, specielt på grund af sikkerhedsaspekter, synkronisering af sagsinformationen mellem systemerne samt realtids opdateret statistik funktionalitet. Målet var at etablere et topmoderne sagsstyringssystem, der udnyttede det eksisterende ESDH system i videst mulig omfang.

Løsning

Netcompany havde det overordnede ansvar for at designe og implementere sagsstyringssystemet, herunder også den underliggende tekniske infrastruktur.

Funktionaliteten i sagsstyringssystemet inkluderer blandt andet:

• Sagsoversigt for den enkelte sagsbehandler som viser egne sager, afdelingens sager og ufordelte sager. Der er nem adgang til at videreformidle sagerne til andre i forbindelse med sagsbehandlingen
• Sagsstyringssystemet er integreret i en personaliseret medarbejderportal, så det ligger side om side med den information og de værktøjer medarbejderne skal bruge for at gennemføre sagsbehandlingen
• Sager kan åbnes direkte i det eksisterende ESDH system fra den udarbejdede web-grænseflade. Der er fuld synkronisering så alle ændringer i sagsstyringssystemet afspejles i ESDH og omvendt.
• Mulighed for at trække avanceret statistik for individuelle sagsbehandlere og afdelinger for at vise liggetider, flaskehalse m.m. i sagsbehandlings-processen
• Søge efter igangværende og afsluttede sager i ESDH systemet direkte via web-grænsefladen
• Sagsstyringen har fuld historik og revisionsspor
• Indbyggede påmindelser via e-mail med link til den relevante sag
• Brugere af nja.dk kan via tæt integration til en blanketløsning, initiere nye sager direkte i sagsstyringen og det underliggende ESDH

Sagsstyringssystemet bygger på Exchange 2000 og integreres direkte i en af Netcompany udarbejdet medarbejderportal og med ESDH systemet via web-services komponenter.