Nordjyllands Amt - Medarbejderportal

Baggrund

Nordjyllands Amt vil med afsæt i ny teknologi skabe en åben og digital forvaltning, der sætter borgere og erhvervsliv i centrum med selvbetjenings-services samt effektiv og hurtig sagsbehandling.

For at efterleve visionen har Nordjyllands Amt iværksat et initiativ til etablering af en personaliseret medarbejderportal, som giver de interne brugere en central indgang til alt relevant viden og værktøjer, projektrum faciliteter og forbedret adgang til håndtering, samt genfinding af amtets elektroniske dokumenter.

Udfordring

Design af medarbejderportalen involverede en stor brugergruppe for at sikre at løsningens informationsdesign og funktionalitet understøttede amtets organisering i områder med forskelligartet informationsbehov, sikkerhedsopsætning og system-understøttelse. Opgaverne blev løftet ved løbende og intensiv sparring, evaluering og forankring af designoplæg udarbejdet af Netcompany.

En medarbejderportal er ikke alene en teknisk udfordring. En medarbejderportal introducerer en række nye arbejdsgange og gør andre overflødige, hvilket har påvirkning på hele organisationen. Netcompanys omfattende erfaring med gennemførsel af komplicerede ændringsprogrammer, der stiller store organisatoriske og procesmæssige krav, var en vigtig ingrediens i den succesfulde lancering af medarbejderportalen.

Løsning

Netcompany havde det overordnede ansvar for at designe og implementere løsningen, herunder også den tekniske infrastruktur. Nordjyllands Amt havde ansvaret for at levere indhold til medarbejderportalen.

Funktionaliteten på medarbejderportalen inkluderer blandt andet:

• Personalisering, hvor den enkelte medarbejder bliver præsenteret for den information og de værktøjer der er relevante for ham/hende
• Portalen integrerer med et sagsstyringssystem udviklet af Netcompany, så de daglige arbejdsopgaver ligger side om side med den information og de værktøjer, der skal benyttes for at gennemføre opgaverne
• Dokumenthåndtering (søgbare metadata, versionering og godkendelse)
• Nyhedspublicering til amtsgårdens forskellige organisatoriske enheder
• Avanceret søgning i portalens mange forskelligartede dokumenter
• Information fra en lang række videnkilder (Active Directory, interne og eksterne websites, eksisterende filservere samt det eksisterende ESDH system)
• Selvbetjeningsservices
• Mulighed for at abonnere på indhold på portalen
• Avanceret projektrum funktionalitet, som gør formelt og uformelt samarbejde
nemmere og mere effektivt. Projektrummet kan dels benyttes internt, men også eksternt til samarbejde med andre amter, kommuner, virksomheder m.fl.

Medarbejderportalen, inklusiv projektrums funktionaliten, er bygget på Microsoft SharePoint Portal Server og Microsoft SharePoint Team services.