Med 100.000 ansatte og menighedsrådsmedlemmer i 2.200 sogne, 107 provstier og ti stifter overrasker omfanget og kompleksiteten af Folkekirkens organisatoriske struktur de fleste.
- Der skal lidt mere end en A4-blok til at holde styr på relationerne mellem de mange enheder og personer, konstaterer it-chef Torben Stærgaard, Kirkeministeriet.
Rimeligvis er Kirkeministeriets stamdatasystem da også centralt for Folkekirkens og ministeriets virke. Dels fordi systemet ”ejer” en lang række person- og enhedsspecifikke informationer om ansatte og menighedsrådsmedlemmer. Dels fordi det integrerer op mod bl.a. CPR- og CVR-registrene og også selv føder data til en række portaler og specialsystemer indenfor såvel stat som Folkekirke.
Så da Kirkeministeriet i 2009 stod for at skulle udskifte det 14 år gamle stamdatasystem med et nyt, var Torben Stærgaard og hans kolleger sikre på, at kompleksiteten endnu engang gjorde det nødvendigt at satse på en specialudviklet løsning. Derfor var forventningerne også stærkt begrænsede, da Netcompany foreslog en xRM-løsning baseret på Microsoft Dynamics CRM.
- Vi var i udgangspunktet noget skeptiske overfor ideen om en stamdataløsning baseret på et hyldeprodukt. For vi troede ganske enkelt ikke, at det ville passe til vores behov, siger Torben Stærgaard.
- Men efterhånden som vi hørte og fik demonstreret yderligere, måtte vi erkende, at det opfyldte alle vore behov. For basalt var vi jo ude efter en løsning, der kunne håndtere et stort antal relationer mellem funktioner og enheder. Og det er jo i bund og grund det, en CRM-løsning gør, konstaterer Torben Stærgaard. Da Netcompany i sidste ende vandt udbuddet, skyldtes det dog også, at xRM-løsningen ville være betydeligt billigere i anskaffelse og hurtigere at tage i drift, end hvis alt skulle bygges fra bunden.
- Der gik otte måneder fra Netcompany gik i gang med at designe XRM-løsningen til vi tog den i drift 1. december 2009. Helt efter tidsplanen, og det er jo i sig selv tilfredsstillende, siger Torben Stærgaard, der også har oplevet samarbejdet med Netcompany som velfungerende.
Han bemærker desuden, at Kirkeministeriet over en 5-års periode forventer ’betydeligt’ lavere driftsomkostninger på XRM-løsningen, end hvad der ville have været realistisk med et specialudviklet system.
- Integrationsgrænsefladerne er gennemsigtige og konsistente. Det har gjort det muligt for vores egne folk at dykke ned i systemet og foretage en meget stor del af det integrationsarbejde, vi ellers skulle have haft konsulenter til. Ligeledes vil vi også fremover kunne foretage en stor del af de tilpasninger og udvidelser, vi får behov for, med vores egne kompetencer. Det vil gøre os i stand til at spare penge på driften, hvis alternativet var at ringe til eksterne konsulenter, hver gang der skulle flyttes et komma et eller andet sted, vurderer Torben Stærgaard.
Efter løsningen er sat i drift, kan han konstatere, at Kirkeministeriet har fået et stamsystem, der fungerer efter hensigten og med en række funktionaliteter, der ikke eksisterede i det tidligere system. Heriblandt datostyring, der bl.a. gør det lettere for stiftsadministrationerne at holde styr på præster, der skal have studieorlov og erstattes af en eller flere kolleger i mellemtiden.
Desuden har løsningen den fordel, at eftersom brugerne tilgår den i et browsermiljø, behøver de ikke at installere en klient på deres maskine. Samtidig er brugergrænsefladen meget lig den, brugerne kender fra Microsofts øvrige produktportefølje, hvorfor de fleste relativt hurtigt føler sig hjemme.
- Med det tidligere system havde vi desuden en voksende liste med ønsker og krav, som det reelt var urealistisk at få gennemført, fordi det var kostbart at foretage selv små ændringer i systemet. Men nu kan vi et langt stykke hen ad vejen selv foretage fremtidige ændringer eller for et overskueligt beløb bede eksterne konsulenter om at gøre det. Det skyldes ikke mindst, at vi har valgt at satse på standardteknologi med gennemskuelige grænseflader, siger Torben Stærgaard.
Kirkeministeriet havde brug for en afløser til det eksisterende stamdatasystem, som indeholder data om alle organisatoriske enheder under Folkekirken samt om ansatte og menighedsrådsmedlemmer - i alt ca. 100.000 personer. Systemet skulle – modsat det hidtidige – have integrerede funktioner til datostyring og historik.
Et stamdatasystem baseret på en tilpasset udgave af Microsoft Dynamics CRM (også kaldet xRM). Løsningen er designet og integreret af Netcompany og har integration til en række portaler og specialsystemer indenfor stat og folkekirke.
- Betydeligt billigere i anskaffelse og drift end specialudviklede systemer med samme funktionalitet
- Åben og gennemskuelig brugergrænseflade
- Kirkeministeriet kan i vidt omfang selv foretage systemtilpasninger og foretage integration til andre systemer som f.eks. sogn.dk, CPR-registret, statens lønsystemer m.fl.
- En xRM-løsning baseret på Microsoft Dynamics CRM
xRM-platformen giver virksomheder mulighed for både at effektivisere og automatisere de interne og eksterne forretningsprocesser. Platformen udnytter Microsofts velkendte brugergrænseflade, hvilket betyder, at behovet for at træne brugerne bliver minimalt, og at de hurtigt kan komme i gang med at anvende de nye xRM-løsninger. xRM-platformen er baseret på Microsoft Dynamics CRM, hvis arkitektur kan anvendes som basis til alle former for forretningsløsninger.