Gladsaxe Kommune - Medarbejderportal

Baggrund

Gladsaxe Kommune er en videnbaseret organisation, hvor let og effektiv tilgang til informationer og deling af viden er helt central. Derfor ønskede Gladsaxe Kommune at etablere en ny medarbejderportal, der skulle fungere som den fælles indgang til informationer og værktøjer for kommunens medarbejdere.

Netcompany blev udvalgt som leverandør efter en udbudsrunde, primært på grund af den store ekspertise Netcompany har opbygget på andre lignende projekter i den offentlige sektor bl.a. hos Greve Kommune, Fredericia Kommune, Værløse Kommune, Nordjyllands Amt m.fl.

Udfordring

For Gladsaxe Kommune var det helt centralt, at den nye medarbejderportal sikrede en effektivisering af arbejdsprocesser og udbredt videndeling i organisationen. I den forbindelse skulle der etableres et velgennemtænkt informationsdesign og samtidigt sættes stort fokus på brugervenligheden over for medarbejderne.

Gladsaxe Kommune benytter et EDH-system til at journalisere dokumenter. Det var helt afgørende for kommunen, at dette system blev integreret med medarbejderportalen, så det er let at publicere dokumenter ud på portalen direkte fra EDH-systemet uden besværlige omveje.

Etableringen af medarbejderportalen involverede en stor brugergruppe for at sikre at løsningens informationsdesign og funktionalitet understøttede kommunens organisering i områder med forskelligartet informationsbehov, sikkerhedsopsætning og systemunderstøttelse.

Løsning

Netcompany har i tæt samarbejde med Gladsaxe Kommune etableret en topmoderne og funktionel kommunal medarbejderportal, som i meget høj grad er rettet mod medarbejdernes behov i forbindelse med relevante arbejdsopgaver.

Ud over store mængder information, der er organiseret, så det er let at finde, indeholder portalen funktionaliteter såsom personaliseret indgang til indhold, nyheder og værktøjer, avanceret søgning i portalens mange forskelligartede dokumenttyper, let adgang til publicering af EDH-dokumenter på portalen, debat, abonnement på indhold m.m.

Løsningen er baseret på Microsoft SharePoint Portal Server og Microsoft SharePoint Services. Der integreres til det Lotus Notes baserede EDH system Cirius og telefonbogsapplikationen NetWise.