FN UNDP/IAPSO – Indkøbsløsning med elektronisk dokumenthåndtering

Baggrund

United Nations Udviklingsprograms Indkøbsorganisation (UNDP/IAPSO) står for centralt indkøb af en lang række produkter - herunder biler og andet hardware til levering i kriseområder.

UNDP/IAPSO har et eksisterende web-baserede indkøbssystem som håndterer leverandør kataloger, indkøbsordrer, leveringsbetingelser, betalinger, mv. Systemet håndterer imidlertid ikke den store mængde kommunikation i form af e-mails, faxes, breve, dokumenter, mv. som flyder frem og tilbage i forbindelse med indkøbssagerne.

UNDP/IAPSO ønskede en skræddersyet EDH-løsning omfattende sagshåndtering, herunder fuld journalisering af alle dokumenttyper, indscannede dokumenter, samt e-mails. Løsningen ønskedes etableret som et fuldt integreret EDH og medarbejderportal med tværgående søgning og tæt integration til kontorprodukter.

Udfordring

Løsningen var den første i Danmark på Microsofts nye Microsoft SharePoint 2003, Exchange 2003 og Office 2003. Løsningen omfatter desuden fuld håndtering af e-mails som journaliseres og indekseres sammen med den øvrige dokumentation, således at de er fuldt søgbare fra den integrerede EDH og medarbejderportal løsning.

Løsning

I tæt samarbejde med UNDP/IAPSO har Netcompany designet og udviklet et sagskoncept i Microsoft Sharepoint Server 2003, hvori samtlige dokumenter og e-mails vedrørende en indkøbssag kan journaliseres og arkiveres. Systemet integrerer samtidig til indkøbssystemet så der kun kan oprettes sagsmapper for sager, der også findes i indkøbssystemet. E-mail arkivering sker automatisk ved at alle mails som vedrører en indkøbssag fanges og arkiveres i en sagsmappe i Microsoft Sharepoint Server 2003, eller manuelt via en plug-in til Outlook, så brugeren direkte herfra kan arkivere indkommende e-mails der ikke er opstået igennem brug af sagssystemet.

Løsningen er én del af en samlet løsning som samtidig udgør UNDP/IAPSO intranet med telefonbog, projektrum, afdelingssider og målrettet nyhedsformidling.